Kennis delen geeft organisatie slagkracht
Als kennis delen op een goede manier wordt opgezet, zorgt dit voor 2 elementaire zaken:
- om het bestaande productie- of dienstensysteem op een optimaal rendement te houden
- voor de verdere ontwikkeling en innovatie van producten, diensten en de organisatie zelf
Ondanks de noodzaak van kennis delen, stellen bekende en recente onderzoeken vast dat bijna alle profit en non-profit organisaties in de voorbije jaren hier verzaakt hebben (Delphi Group: Implicit Management & TNO: Kwalificatieveroudering in Nederland).
Dit heeft erin geresulteerd dat, door de bank genomen, organisaties amper 25-30% van hun beschikbare kennis actief benutten en inzetten.
Kennis delen wordt niet ondersteund
De kenniswerkers of bezitters van (praktische- en theoretische) inzetbare kennis, bevinden zich op alle niveaus en afdelingen binnen organisaties. Deze kenniswerkers worden echter veelal niet ondersteund in hun kennisdeling. De oorzaak hiervan is vaak te vinden in de complexe en hiërarchische organisatiestructuur en de ontbrekende mogelijkheden om kennis te delen in de vorm van beschikbare tijd, ruimte en/of systemen.
Hierbij is tijd een belangrijk element, voornamelijk het gebrek aan tijd, waardoor kennisdeling vaak niet als #1 prioriteit wordt gezien. Vele organisaties worden vandaag de dag in de ban gehouden door strategische uitdagingen; zoals complexer wordende opdrachten, vergrijzing van kennis, technologische ontwikkelingen, disruptive innovations, toenemende concurrentie en de werkeisen van de nieuwe generatie kenniswerkers (Onderzoek Beerten, Kennisflexibilisering dmv Kennisnetwerken, 2013). Deze uitdagingen dwingen echter dezelfde organisaties om kennis delen op korte termijn op de agenda te plaatsen en te institutionaliseren.
Kennis delen in het takenpakket
Kennis delen dient deel uit te maken van het vaste takenpakket van alle met elkaar verwante kenniswerkers die dagdagelijks werkprocessen samen draaiende houden en met regelmaat vernieuwen. Prestaties van kenniswerkers en hun bedrijfsprocessen worden mede bepaald door hoe ze kennis delen en de kwaliteit en de graad van kennisdeling.
Kennis delen in tijden van vergrijzing
Kennisflexibilisering zorgt in tijden van vergrijzing, generatiewissels en complexer wordende opdrachten voor een gericht en efficiënt kennis delen en overdracht tussen senior en junior kenniswerkers binnen alle afdelingen.
Alle profit en non-profit organisaties, klein en groot, hebben vandaag de dag in grote mate te maken met vergrijzing van hun medewerkers. Dit heeft tot gevolg dat in de komende 3-5 jaar één derde van de kenniswerkers de organisatie met hun kennis zal verlaten (CBS, Vergrijzing binnen de Nederlandse economie, 2013). Wanneer we dan vaststellen dat bij de meeste van deze organisaties zowel de product- als de dienstenkennis al lang gebrekkig is vastgelegd, zorgt dit voor praktische problemen bij de kennisoverdracht tussen de oude en nieuwe generatie. Als we dan op de koop toe de complexiteit van producten en diensten zien toenemen, ontstaat een chronisch tekort aan praktische kennis.
Meer opbrengst uit beschikbare kennis
Een van de kernvraagstukken van organisaties is hoe ze meer rendement kunnen halen uit hun medewerkers (FTE’s). Een belangrijk element hierbij is het beschikbaar stellen van de aanwezige kennis, zodat deze voor iedere kenniswerker toegankelijk is. Deze kennis kan beschikbaar gemaakt worden, door het opzetten van kennisnetwerkteams binnen de organisatie. Deze netwerkteams zorgen dat kennis wordt samengebracht om complexe opdrachten en vraagstukken zelf te kunnen behandelen.
Explicit Solutions heeft een methodiek ontwikkeld voor het maximaliseren van het rendement via kennis deling. Tijdens deze aanpak wordt er gekeken hoe de verkregen kennis d.m.v. interne op maat gemaakte opleiding- en kennisformats voor alle kenniswerkers beschikbaar gesteld kan worden, zodat iedereen kan ‘kennis delen’. De zogenaamde Kennisflexmethodiek zorgt ervoor dat men gericht gaat samenwerken en gaat ‘kennis delen’ tussen de veelal uit elkaar gegroeide afdelingen en hun kenniswerkers.
Kennisflexmethodiek
Door middel van de Kennisflexmethodiek gaan de kenniswerkers zélf de kennisdoorstroming in primaire processen optimaliseren.
Aan de hand van de kennisflexindex kan in 4 weken tijd een duidelijk beeld worden geschetst van de huidige staat van het kennisniveau binnen de primaire werkprocessen. Tevens geeft de methodiek weer waar en hoe een hoger rendement behaald kan worden uit de aanwezige kennis binnen de organisatie.
Kennis delen: begin voor het te laat is
De Tacit Knowledge (niet gedeelde) en Impliciete Kennis (deels gedeeld) is binnen heel wat organisaties toegenomen, ten koste van de Expliciete Kennis (vrij gedeeld). Dit is een van de gevolgen van het uitblijven van gestructureerd kennis delen tussen kenniswerkers.
Deze Tacit en impliciete kennis is momenteel in een groot gedeelte van de productie- en dienstenbedrijven aan het vergrijzen (CBS, Vergrijzing binnen de Nederlandse economie, 2013). Veel organisaties zien zich nu (dringend) genoodzaakt een versnelde Tacit/Impliciete kennisconversie oefening te implementeren.
Een oefening waar op korte termijn kennis delen centraal staat omtrent specifiek geselecteerde thema’s, zodat kennis delen plaatsvindt tussen de vertrekkende oudere X-generatie en de instromende nieuwe generatie Y-kenniswerkers.
Beter is dit soort van gedwongen oefeningen te vermijden, door kennis delen als een vaste opdracht te beschouwen voor alle functies binnen de organisatie. Explicit Solutions biedt de handvatten aan om deze kennis deling binnen organisaties op te stellen en te structureren.
